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2018.10.12

2018/10/12_【小野】 業務改善とコミュニケーションツール

皆様がお勤めの会社のコミュニケーションツールはなんでしょうか?

私が以前勤めていた大企業は、『メール・FAX・電話+長い会議』という
昔ながらの日本企業を体現したものでした。

入社後にFAXを送った後に届いたか電話確認する、というお仕事を目の当たりにして、
それなりに動揺したのを覚えています。

一番イヤだったのは、「電話が最速のコニュニケーションツール」みたいな考え方でした。
1
日のうち受話器を持っている時間が2~3時間というのは当たり前でしたね。



いやいや、単なる愚痴ではないですよ。本題に入ります。
実は世界をリードする方々は、これらのツールをとっくに卒業してしまっているのです。

 

電話を掛けると、相手の時間を30分奪う


マイクロソフト研究所によると、
一度中断した作業に戻るには平均で2315かかる
という研究結果が出ています。

つまり、なにか作業中に電話が来て手を止める、という行為を1日にたった3回繰り返すと、
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時間丸々ドブに捨ててることになるわけですね。

逆に言えば、誰かに電話をかけて5分話すだけで相手の時間を合計30分近く奪っているわけです。

かつて1日に230件は当たり前に電話して・受けて仕事をしてきた私は
一体どれだけの時間を無駄にし奪ってきたのでしょうか


ちなみにこの結果とは関係ないですが、日本でもホリエモンこと堀江貴文氏は
「電話してくる人とは仕事するな」と唱えています。

電話をかけてくる人に対してハッキリと「バカ」「僕の時間を奪う害悪だ」と言っていますね。

 

メールは遅い上、ストレスの原因


メールについては有名な話だと思いますが、Google社員はメールをしないと言われています。
では何を使うかというと、オンラインチャットやクラウドサービスですね。

Googleの人事担当によると、「メールは持ち帰り、チャットはリアルタイム」という文化が浸透しているそうです。 とことん合理的に無駄を省く人たちなので、メールでスケジュール調整などありえないと考えています。  

カレンダーは共有で、スケジュールが空いていればいちいち許可を取らずに
上司や同僚のスケジュールをオンラインで押さえられるし、 

会議は最低限のメンバーで集まり数分で終わらせ、 後に誰かが議事録を作るという作業が発生しないよう その場で全員でオンラインで議事録をとり編集し合うそうです。   


この元Googleの人事担当者は、ひとつの指標として 

"「今日、大丈夫ですか?」「いつなら空いていますか?」と部下が頻繁に聞くようなら、上司のあなたが部下の時間を奪っている。" 


とおっしゃっています。管理職の方は心当たりありませんか? 

コストも安い!ここから手を付けていきましょう


ということで、これらは業務効率を悪化させるだけでなく、
実は従業員のストレスになっているわけですね。

じゃあどうすればいいか?というと簡単です。

日本の会社でもできそうなレベルで書くと、
・コミュニケーションツールは「chatwork」や「LINE Business」などのチャットツールを導入する
・スケジュール管理はGoogleカレンダーの共有(LINE Businessならスケジュール機能もあります)
・資料の共有にはDropboxなどのクラウドサービスを導入し、社内メールは原則禁止
・集中して作業する必要のある業務者には固定電話を設置しない

などでしょうか。

Google
のような10万人規模の巨大企業が出来るのに、中小企業が導入できない理由がないはずです。

イニシャルコストもランニングコストも大した金額ではないですから、
こういった簡単に取り組めるところから改善していきましょう。

電話やメールが無くなると、1日が本当に長くなりますよ。

 

   ・・・・  

とはいえ、当たり前になった文化を変えていくのはなかなかエネルギーが必要です。

心理的なハードルもありますので、業務改善を進める際には専門家をご利用くださいね。

 

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